首页
> 审务公开 > 综合信息
建德法院2021年档案数字化项目采购比选方案

发布日期:2021-07-09 字号:[ ]


2021年建德市人民法院档案数字化建设项目采购方案

 

为加强数字化建设工作,实现档案查阅利用的高效、便捷,现计划将院内的纸质档案进行数字化扫描加工(包括影像扫描加工和条目著录),并导入建德市人民法院的档案信息化管理系统(由省高级人民法院统一开发)运行,该系统采用SYBASE数据库。本单位计划对档案数字化建设项目进行采购,釆购方式为询价釆购,欢迎各符合要求的供应商参加报价。

(一)项目工作总量及内容

1、完成20211月1日以来新增(归档)诉讼档案、文书档案及借出归还后需要补扫的档案。

2、项目主要工作包括档案接收、档案拆分、档案扫描、影像预处理、著录标引、档案质检、影像上传至审判信息系统、装卷盖章。以上工作总量为该预处理、著录标引、档案质检、装卷盖章。电子卷宗影像核查、立案扫描、查档等。

3、供应商需派驻4名人员至建德市人民法院工作,具体岗位安排如下:

 

序号

岗位名称

人数

工作内容

备注

1

立案窗口扫描

1

当事人提交的立案材料进行扫描、修图、精细化编目、上传移送系统

在立案大厅

2

档案检查装订及扫描

2

1、对电子卷宗归档的影像质量逐个、逐页检查核对

2纸质档案装订

3、少量数字化扫描加工

档案室

3

档案查询上架

1

负责当事人及相关单位查询档案、开具生效证明、档案出入库、档案上架(之前该处的表述是“档案入库上架”)

档案室

(二)采购预算

本项目采购总预算24万元。

(三)项目服务期限

服务期三年,合同签订一年一签,如年度考核分数达到80分及以上,可以按中标价格续签,续签不得超过两次。

(四)项目总体要求

1、中标供应商在招标人单位实施各项工作。

2、招标人免费提供场地、桌椅、水电、粘贴纸、档案封面等设备。

3、招标人不提供档案扫描所需的任何相应数字化加工软件和硬件设备,所有扫描加工的软件硬件设备均由中标供应商提供。

4、中标人拟派出的工作人员资历和人数应保证本项目工作的顺利进行,并在投标文件中明确项目负责人、扫描人员职务安排。要求项目负责人更换须事先征得招标人同意。

5、电子扫描加工人员须对工作内容严格保密。档案服务人员工作须接受本院档案员的监督、检查及指导。

6、严格遵守《保密守则》及招标人的有关规定,中标供应商应与招标人签订保密协议。档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任。

7、人员进场后未经招标人单位同意不得擅自撤离。

(五)档案数字化加工质量要求:

1、总则:

严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,确保各环节工作符合质量要求,建立完整、规范的工作记录。

2、数字化加工质量要求

2.1拆卷流程

拆卷是指将档案拆线,形成散页,便于扫描的过程。该过程相关要求如下:

2.1.1检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确。拆卷时应注意保护档案不受损害。

2.1.2将案卷内页逐一分开,对特殊页(如双面有页码,需做合页)做出标识提醒扫描人员注意。

2.1.3注明每卷案卷(包括正副卷)的页数及其他的特殊情况。

2.2扫描流程

扫描是指对档案散页进行快速扫描,形成影像文件的过程。该过程相关要求如下:

2.2.1根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置。

2.2.2对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料,需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。

2.2.3将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对,确保不能重扫、漏扫、多扫,同时要确保案卷的清晰度。

2.2.4区分同一案卷中的扫描件和非扫描件,其中普发性文件区分的原则是:无关的、重份的文件要剔除,有正式件的文件不扫描原稿,附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。诉讼档案案卷中的内容均需扫描。

2.2.5页面为黑白两色,且字迹清晰,不带插图的档案,通常采用黑白二值模式扫描;页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,采用灰度模式扫描;页面中有红头、印章或插有黑白、彩色照片及彩色插图的档案,扫描过程中均采用全彩模式进行扫描。

2.2.6在保证影像质量的前提下,以尽量减小存储容量为准则。

2.2.7采用不低于200DPI的分辨率进行扫描,扫描形成文件以TIFF格式存储(影像保持原有文件格式,不作任何格式处理)。

2.2.8用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹,按页码顺序对影像文件命名。

2.3影像处理流程

影像处理是指对扫描的影像文件进行修整,提高扫描文件的质量的过程。该过程相关要求如下:

2.3.1处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

2.3.2对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。

2.3.3对案卷中未编码的页面进行合页处理,确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

2.3.4扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

2.3.5对出现倾斜的图像进行纠偏处理,要求倾斜度小于1度(以标题所在水平线为准)。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。

2.3.6扫描的页面内容居中显示,不可出现明显偏左或偏右的现象,正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整;图像内容与原件完全对应,不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

2.3.7采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以缩小图像文件的容量。

2.3.8扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅和过深,并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况,即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致,也应保证扫描图像可读。

2.4索引流程

索引是指根据案卷卷皮信息和案卷内容,对所扫描的影像文件建立索引的过程。该流程相关要求如下:

2.4.1索引对应的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”等相关信息,建立档案目录数据库。

2.4.2检查全案卷有否缺页,少页,无法看清楚的影像,如有必须通知扫描人员重新扫描,确保全案卷的页数和案卷目录信息完全一致。

2.4.3如发现原目录有少编、错编现象,就按实际页码编写卷内目录,以卷内目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准,并登记在册备查。

2.4.4索引必须针对同一影像包,形成两份索引文件,以便在数据交换时进行索引比对,保证数据索引的正确性。

2.4.5 将索引完成的案卷上传至法院档案信息管理系统。

2.5质检流程

质检是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查,确保质量的过程。该过程相关要求如下:

2.5.1检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。

2.5.2检查索引人员录入的“卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”是否正确。

2.5.3检查电子影像是否清晰。

2.5.4检查目录与对应影像的挂接是否正确。

2.6装订流程

装订是指将扫描加工完成质检的案卷重新装订,并加盖电子化印章的过程。该过程相关要求如下:

2.6.1对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。

2.6.2重新装订的案卷,必须检查案卷内的页数是否完整,有无顺序混乱,正反颠倒等现象,并加以整理。

2.6.3按原装订的孔重新将案卷装订,以左边和下边对齐为标准。

2.6.4对重新装订的案卷粘上封条并盖章。

2.6.5装订材料应满足档案长期保管的需要。

2.6.6案卷装订后应使用有数字化处理标识的封条加封。

(六)供应商资格要求

1、符合《政府釆购法》有关条款规定的报价人资格条件;

2、具备独立的法人资格,良好的财务状况;

3、必须遵守国家法律、法规,具备良好的信誉、商业道德及服务能力,没有发生重大经济纠纷。

(七)投标报价

报价截止2021715日,投标材料(附营业执照复印件) 密封后加盖公章寄 浙江省建德市新安江街道法院路21号-建德市人民法院办公室 ,收件人:张亮,电话:0571-64796056。

 

1、报价用人民币按投标单价、总价合计报价,单位为元, 不保留小数;

2、报价单位按釆购单位提供的釆购需求样本进行报价;

3、报价均为最终报价,含税费等相关费用;

4、投标报价应唯一,招标人不接受有选择的投标报价;

5、报价时需注明响应;

6投标人所提供的硬件、技术、资料必须是合法生产的,并享有完成的知识产权;不会因为需方的使用而被责令停止使用、迫偿或要求赔偿损失,如出现此类情况,一切经济损失和法律责任均由投标人承担。

(八)评价方式

   一、本次报价需大于等于三家有效供应商报价,否则不能进行必选。

二、本项目采用综合评分法,评标委员会将对各投标人的投标报价、技术和服务方案、投标人提供的资质和业绩情况等方面进行综合评审,评标委员会各成员应当独立对每个有效投标人的投标文件进行评价、打分。经统计,得出各投标人的最终评审分,按最终评审分由高到低顺序排列。得分相同的,按投标报价由低到高顺序排列,得分且投标报价相同的并列,并形成评标意见。

各投标人的综合得分为:投标价格得分+技术和服务方案得分+投标人的资质和业绩情况得分之和,总和为100,其中:投标价格得分30分,技术和商务得分70分。各投标人总分为:综合得分-投标人的信誉情况扣分。

各投标人的技术和服务方案、投标人的资质和业绩情况得分为:评标委员会各成员评分的算术平均值。各投标人的投标价格得分按投标价格评分公式由采购代理机构计算,评标委员会审核。根据上述评标原则,分值安排如下:

投标价格(A=30分):

1)报价的合理性:分析总报价及各个分项报价是否合理,报价范围是否完整,有否重大错漏项,评标委员会认为投标报价出现异常时,有权要求投标人在评标期间对投标报价的详细组成和投标产品的供应渠道等事项作出解释和澄清,并确认其投标报价是否有效

报价分计算方法:根据各投标人的有效投标报价,以满足招标文件要求且有效投标价格的最低的投标报价为评标基准价,其价格分为30分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算:投标报价得分=(评标基准价/有效投标报价)×价格权值×100(精确到小数点后二位,当场统一计算)。

2)投标总报价高于本项目总预算为无效标。

▲技术和商务评分(B=70分):

评分部分

评分项

分值

评分标准

投标人综合实力

20

4

投标人同时具有ISO 90001质量管理体系认证证书,ISO 27001信息安全管理体系认证证书认,ISO:45001职业健康安全管理体系认证,具有ISO14000环境管理体系认证证书证书的,得4分,缺一或者没有得0分。

2

投标人具有高新技术企业证书的得2份

2

投标人具有国家保密局颁发的国家秘密载体印制(档案数字化类)乙级证书,得2分;无得0分。

3

投标人具有数字档案加工系统软件著作权登记证书,得3分无得0分。

3

投标人具有法院数字档案迁移软件著作权登记证书,得3分,无得0分。

3

投标人具有法院随案电子卷宗信息系统软件著作权登记证书,得3分,无得0分。

3

投标人具有法院档案借归管理系统软件著作权登记证书,得3分,无得0分.

技术部分

业绩资历

(10分)

10

投标人自2017年至今完成省级以上机关档案数字化加工项目业绩,每个3分,最高6分;法院档案数字化加工业绩,每个1分,最高4分。(需提供合同原件现场备查)

档案数字化工作流程制定

20分)

20

投标人针对档案数字化工作流程制定方案及资料复核流程,要求方案细致可行,有针对性,流程规范明确,思路清晰,方案措施全面。

优得20分,较优得15分,良得10分,一般得5分,差得2分,无得0分。

安全保密监督方案

(5分)

5

对档案实体安全、成果数据安全、信息安全保密、保障管理措施方案严谨科学有效等方面进行评定。优得5分,良得3分,一般得1分,差或未提供不得分。

人员专业

10分)

2

投标人驻场项目经理同时具有“系统集成项目管理工程师(中级)证书”和“档案专业技术中级证书”的,得2分,只有一项或没有不得分。

8

拟派驻主要人员同时具有省级档案部门颁发的“档案管理岗位培训证书”和“档案安全保密培训证书”的每一个人得1分,只有一项或没有不得分,最高得5分。(投标时提供证书及近两年社保证明)

拟派驻主要人员同时具有省级档案部门颁发的“档案抢救和保护技术岗位培训证书”的每一个人得1.5分,最多得3分。

售后服务措施

5分)

5

根据投标人针对本项目提供的售后服务方案及培训计划进行横向对比评定。优得2分,一般得1分,差或未提供不得分。

 

联系人:张亮,电话:0571-64796056。        

                                             建德市人民法院

                                             2021年7月9日





打印本页 关闭窗口
Produced By 大汉网络 大汉版通发布系统